Gran parte de la información de negocio reside en datos estructurados en sus aplicaciones empresariales centrales que permiten, rastrean y analizan procesos de negocio. Estas aplicaciones forman sus sistemas de registro y administran la información estructurada interna. Esta información es fácilmente indexable (por PO o número de cuenta, por ejemplo), lo que facilita su administración y búsqueda. Algunos de sus procesos también pueden aprovechar información estructurada de fuentes externas.

Además de los datos estructurados, su organización también produce grandes volúmenes de datos no estructurados. La información no estructurada viene en los formularios de procesamiento de textos y archivos de hoja de cálculo, correo electrónico, chat y mensajes de redes sociales, y tipos de archivos enriquecidos, como imágenes, audio y video, así como papel.

Los datos no estructurados superan significativamente a los datos estructurados, y dependen de los sistemas o registros y de los procesos de negocio para contextualizarlos y generar valor comercial.

Pero debido a su complejidad, los sistemas de registro no pueden administrarlo, por lo que los datos no estructurados residen en los departamentos y en varios dispositivos de almacenamiento. Debido a que las aplicaciones empresariales no pueden administrar estos datos, los usuarios a menudo recurren a almacenarlos en dispositivos personales, o incluso en servicios personales de almacenamiento en la nube, creando una "TI en la sombra".

Cuanto más grande es la empresa, mayores son las necesidades de disponer de un protocolo organizativo a la hora de gestionar y organizar toda la documentación de la empresa, esto es lo que se consigue con la implantación de un software de gestión documental.

Ya sabemos que ECM es la gestión integral de toda la información de una organización.

Un ECM ayuda a optimizar el ciclo de vida de la información a través de la gestión de documentos y la automatización de los flujos de trabajo de los procesos, y es fundamental para cualquier organización que tenga grandes volúmenes de contenido. De esta forma:

Un ECM proporciona una plataforma centralizada donde el contenido se puede mantener y diseminar de manera que se cumpla con los requisitos de cumplimiento normativo y las pautas de gestión de riesgos. Un ECM elimina los  procesos ad hoc que pueden exponer a una empresa a riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales.

Póngase en contacto con GADE Process, y le asesoraremos sobre la solución de ECM o software de gestión documental que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Además, en GADE Process ponemos a su disposición herramientas complementarias de captura de información, que junto a su ECM crean un sistema totalmente automatizado que es capaz de realizar la captura de datos (gracias a un software OCR) e integrar los datos desde cualquier canal. De esta manera, se automatiza completamente todo el proceso de gestión de la documentación, tanto física como electrónica.