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Impulse sus procesos financieros gracias a la automatización
El departamento administrativo-financiero es un componente clave en cualquier organización. La mayoría de los procesos que se llevan a cabo en él son aún manuales y tediosos, lo que ralentiza el trabajo y disminuye la productividad.
Los sistemas ERP se quedan cortos a la hora de automatizar el procedimiento de introducción de datos. En consecuencia, la tarea de introducir facturas de proveedores y pedidos dentro de los sistemas financieros sigue siendo manual y con altas posibilidades de error. Otros asuntos, como la gestión de gastos de viaje, son también procesos manuales. Los beneficios que pueden aportar las soluciones y tecnologías para la automatización de estos procesos de negocio son evidentes.
Cuentas a Pagar (P2P)
Automatice completamente el proceso de Cuentas a Pagar (P2P) más allá de la gestión automática de facturas de proveedores: desde la orden de compra hasta la recepción de la factura final y archivado, con una plataforma integrada y certificada por SAP®. De esta manera podrá optimizar los ineficientes procesos manuales, permitiendo así eliminar esfuerzo, tiempo, errores y coste del proceso tradicional de P2P. ¿Cómo funciona? Esta solución proporciona un workflow automático de inicio a fin para la aprobación de facturas de proveedores que se comunica con los datos maestros de SAP®, la orden de compra, y la base de datos de bienes recibidos. De esta manera, es capaz de conseguir una automatización de facturas de proveedores de principio a fin.
Ahora puede capturar, validar y aprobar automáticamente todas las facturas recibidas en su empresa, independientemente del ERP que utilice. ¿Cómo funciona? Automatizando el proceso de escaneado, interpretación y registro de datos de facturas, independientemente de la fuente o el formato (papel, PDF, EDI, XML...). Gracias a un sistema OCR que captura los datos de las facturas de proveedores (con o sin orden de compra), la información se extrae automáticamente para verificarla con información en su sistema ERP, sea cual sea.
Pedidos de Clientes (O2C)
Mediante la automatización en el SAP® pueden eliminar procesos O2C manuales y caros, reduciendo así considerablemente el error humano y agilizando el ciclo de ventas para lograr un máximo rendimiento. Gestione automáticamente todos los pedidos de ventas entrantes y reduzca los tiempos del procesamiento de pedidos, así como los costes asociados, a la vez que aumenta la eficiencia del proceso. ¿Cómo funciona? Los pedidos de clientes pueden entrar por diferentes vías: fax, correo electrónico, correo convencional, formulario web, EDI... Independientemente de la vía de entrada, cada orden de venta se identifica, captura, interpreta y transfiere a SAP® con un proceso automatizado, rápido y preciso.
Lo mejor de la automatización del proceso de pedidos de clientes (O2C), es el contacto constante con todos los datos necesarios que residen en su ERP. Si todo es correcto, la automatización se encargará de gestionarlo todo, incluyendo la creación de un pedido de cliente final y un emailing. El departamento comercial de su empresa puede por lo tanto centrarse en otras tareas tales como el servicio al cliente. ¿Cómo funciona? No importa el formato en el que llegue el pedido del cliente: fax, correo postal, email, formato electrónico o EDI. Todos ellos son identificados, capturados, interpretados y transferidos a su ERP en un proceso automatizado. La validación es automática, ya que es la solución a los problemas típicos que se suelen generar con la gestión de pedidos de clientes, tales como precio, disponibilidad, y productos de sustitución. El resultado es una gestión de pedidos mucho más rápida, la reducción de los retrasos en las entregas y mayor tiempo dedicado al cliente en lugar de a tareas administrativas.
Cash Allocation (R2R)
Como simplificar la gestión de los cobros de clientes.
La gestión de los cobros de los clientes, punteando cada uno de los documentos bancarios con los pagos esperados en nuestro ERP, puede ser una de las tareas más tediosas y de menos valor añadido que hace nuestro departamento de cobros, dado que es un proceso completamente manual en el que no se tiene visibilidad alguna. Permítanos ayudarle a automatizar este proceso con nuestras soluciones que son capaces de asignar los ingresos a los cobros pendientes, con las reglas de negocio que requiere, con un proceso de autoaprendizaje que hará que el procedimiento sea cada vez más automatizado.
Gestión de datos maestros y apuntes financieros en SAP®
Como simplificar la gestión de los cobros de clientes.
La gestión de los cobros de los clientes, punteando cada uno de los documentos bancarios con los pagos esperados en nuestro ERP, puede ser una de las tareas más tediosas y de menos valor añadido que hace nuestro departamento de cobros, dado que es un proceso completamente manual en el que no se tiene visibilidad alguna. Permítanos ayudarle a automatizar este proceso con nuestras soluciones que son capaces de asignar los ingresos a los cobros pendientes, con las reglas de negocio que requiere, con un proceso de autoaprendizaje que hará que el procedimiento sea cada vez más automatizado.
Gestión de otra documentación relativa al departamento financiero
En los departamentos financieros se gestionan muchos tipos de documentos. Algunos de ellos, como por ejemplo las facturas o los albaranes, requieren de una serie de validaciones y aprobaciones para introducirlos en nuestro ERP o sistema contable. Habitualmente surgen ineficiencias, tales como pérdida de facturas, procesos de validación tediosos, flujos de aprobación manuales y lentos, etc. El mercado y las nuevas normativas nos exigen ser más eficientes (ej. Nueva normativa SII).
Otros documentos financieros (como por ejemplo las notas de gasto o los partes de trabajo), en cambio, los organizamos fuera del ERP.
Una gran mayoría de ellos acaban dispersos en diferentes sistemas de la organización: algunos en el gestor documental, otros en un programa interno, otros en correos electrónicos, otros en carpetas…Cada día se dedica más tiempo a buscar la información.
En Gadeprocess ponemos a su disposición soluciones tecnológicas para automatizar el proceso de gestión de documentos recibidos en el departamento financiero, así como unificar su tratamiento y simplificar la validación de los mismos.
¿Qué ofrecemos?
- EXTRACCIÓN automática de datos (en documentos electrónicos o papel)
- COTEJO de datos contra la información contenida en programas de contabilidad, de estadística, ERP’s, bases de datos, etc…
- WORKFLOW de aprobación y TRANSFERENCIA de los datos al sistema de destino
- CONSULTA de la información.
Automatización robotizada de procesos financieros
Automatización robotizada de procesos: el siguiente paso para automatizar sus procesos financieros.
Las soluciones de “Robotic Process Automation” (RPA) permiten un aumento considerable del grado de automatización, ya que las compañías pueden usarlas para automatizar muchas operaciones manuales de alto coste, que consumen mucho tiempo y son propensas a errores.
Los robots de software, que en teoría pueden crearse de forma fácil y sencilla usando una función «arrastrar y soltar» y no requieren conocimientos adicionales de programación, se ocupan de tareas repetitivas basadas en reglas y datos que, de lo contrario, deberían llevar a cabo los empleados. Los robots de software están diseñados para interactuar con las aplicaciones o sitios web exactamente como haría una persona para llevar a cabo esa misma tarea. Para lograrlo, estos pueden configurarse de forma que comparen y comprueben información, o busquen y copien datos específicos desde sitios web, portales y bases de datos, sistemas CRM, ERP y demás, y hacer que estos datos estén disponibles para que otros sistemas continúen con el procesamiento.
El uso de tecnologías RPA genera beneficios cuantificables en términos de eficiencia, en especial en el área de la contabilidad financiera, ya que es posible realizar la contabilización automática de facturas de proveedores, pero no sólo en ella. Cientos de empresas también las usan con éxito para realizar análisis financieros y de la competencia, para supervisar marcas, así como para automatizar muchos otros procesos de negocio.
Las compañías que ponen estos robots de software a disposición de sus empleados en contabilidad financiera o en un centro de servicios compartidos gozan de las siguientes ventajas: